ArchivesDocuments, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.
Archives courantesDocuments et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires. Archives intermédiaresEnsemble de documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives). Archives définitivesDocuments qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.
Archives privéesDocuments d'archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public. Archives publiquesDocuments résultant de l'activité d'organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.
ArchivisteProfessionnel chargé de la gestion d'archives. ArchivistiqueScience qui étudie les archives, les principes et les procédés méthodiques employés à la conservation et la mise en valeur des documents d'archives.
Unités matérielles et instruments de versement
ArticleUnité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documents d'archives; de ce fait, il porte la cote. L'article peut s'identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers). Bordereau de versementRelevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement est un instrument de recherche provisoire.
DossierEnsemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d'une affaire par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique.
CollectionRéunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support, sans considération de leur provenance, par opposition au fonds d'archives constitué de façon organique. Dans la pratique courante, on dit souvent «les fonds et collections» pour désigner l'ensemble des documents conservés dans un centre d'archives.
CotationAttribution d'une cote de classement ou d'une cote de rangement à des documents ou à des articles. CoteEnsemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque document ou article à des fins de classement ou de rangement.
Description archivistique : principes et niveaux
Un fonds d’archives scrupuleusement classé n’est pas exploitable tant qu’il n’a pas été décrit. La description archivistique est une opération intellectuelle qui a pour objectif de rendre compte du contenu des documents. Elle s’effectue du général (fonds ou ensemble de fonds) au particulier (article ou pièce) et consiste en une organisation hiérarchisée des informations données sur les documents. Elle est ensuite communiquée au public à l’aide d’un instrument de recherche.
La description des archives et la rédaction d’instrument de recherche sont des actions complémentaires et parallèles au travail de classement. La description s’articule selon un plan de classement : le plan de classement choisi permet de structurer et organiser les notices descriptives les unes par rapport aux autres ; les différents niveaux du plan de classement correspondent à différents niveaux de description.
Définitions clés
Description archivistique : présentation intellectuelle et matérielle d’une unité de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique. Cette description est faite selon des normes internationales. Elle est mise en forme et présentée au public dans un instrument de recherche.
Niveau de description : niveau choisi pour la description de l’unité de description (fonds, série organique, sous-série organique, dossier, pièce) et qui détermine le type d’instrument de recherche à établir : à la description par fonds correspond l’état des fonds ou le guide, à la description par séries organiques, l’état sommaire ou l’état des versements, à la description par dossier le répertoire, à la description par pièce l’inventaire ou le catalogue.
Instrument de recherche : outil papier ou numérique mettant à disposition des informations contenues dans un ensemble de documents d’archives, de manière ordonnée, logique, et plus ou moins détaillée (descriptions), afin de les faire connaître au public.
Le choix du niveau de description et typologie des instruments
Il existe différents types d’instruments de recherche, différenciés par leur degré de précision, du plus général (synthétique) au plus détaillé (analytique). Tous peuvent être numériques, c’est à dire restituer les analyses dans l’ordre logique des cotes, ou méthodiques, c’est-à-dire organisés de manière thématique.
Instruments synthétiques
Les instruments de recherche synthétiques prennent, la plupart du temps, la forme de publications et sont mis en vente par le service qui les a produits.
L’état des fondsC’est un instrument de recherche qui décrit de façon sommaire tout ou partie du contenu d’un dépôt d’archives par série ou par fonds, en fournissant pour chacun d’eux un certain nombre d’éléments de description (cotes, intitulé, dates extrêmes, importance matérielle). Il offre un aperçu d’ensemble des fonds conservés dans un dépôt et est structuré selon le cadre de classement.
L’état des versementsIl s’agit d’un état sommaire qui présente la totalité des versements effectués dans un même dépôt d’archives par une ou plusieurs administrations, en fournissant une description par versement. Ce type d’instrument de recherche est surtout utilisé pour les archives contemporaines, dont la cotation en continu (série W) n’a plus de signification méthodique, contrairement aux anciens cadres de classement. Il regroupe les versements selon un ordre logique des services, ou par grande fonction administrative. La circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994 le définit comme instrument de recherche règlementaire. Il doit comprendre, pour chaque versement : le sommaire du versement présenté par groupes d’articles, les dates extrêmes, le métrage linéaire et la date de communicabilité de la totalité du versement.
L’état des inventairesC’est la liste des instruments de recherche disponibles dans un ou plusieurs services d’archives.
Le guide par service d’archivesLe guide est un instrument de recherche qui propose un état sommaire, un état des inventaires et un historique du dépôt des fonds qui sont conservés, ainsi que des informations pratiques ou méthodologiques en vue d’orienter le lecteur au début de sa recherche. L’objet et la composition du guide par service d’archives ont été fixés par la circulaire AD 69-2 du 8 avril 1969.
Le guide des sources« Instrument de recherche décrivant au niveau approprié les fonds ou collections relatifs à un thème donné, indépendamment des lieux de conservation et des systèmes de classement ». Il s’agit donc d’un instrument de recherche décrivant de manière très générale des fonds conservés par un ou plusieurs services d’archives, sur une thématique ou une période donnée.
Le guide de recherche« Instrument de recherche destiné à apporter une orientation méthodologique dans des fonds ou collections indépendamment des lieux de conservation et des systèmes de classement. Il peut porter sur des types de documents, un ou plusieurs fonds, un ou plusieurs thèmes » . Le guide de recherches est un guide des sources, complété par des éléments méthodologiques, des réflexions épistémologiques. Il n’a aucune forme règlementaire. La description peut être effectuée, selon les cas, au niveau de la pièce, du dossier, du groupe d’articles ou du fonds.
Instruments analytiques
L’inventaireL’inventaire est le plus détaillé des instruments de recherche. Il fournit des informations permettant d’identifier chaque pièce qui compose l’article décrit. Il peut être sommaire, lorsque les analyses sont complètes mais succinctes, ou analytique, lorsque les descriptions sont rédigées de manière plus littéraire et comprennent plus d’éléments.
Le catalogueIl se distingue de l’inventaire car il porte sur un ensemble de documents dispersés entre plusieurs fonds, retenus et décrits ensemble en raison d’une caractéristique commune telle que la forme, ou l’objet. Comme dans un inventaire, la description se fait au niveau de la pièce. En revanche, les documents décrits ne sont pas replacés dans leur contexte de production, puisqu’ils sont tous issus de fonds différents. De même, le catalogue ne peut être numérique puisque les cotes ne se suivent pas.
Le répertoireIl décrit la totalité des dossiers ou sous-dossiers d’un fonds, mais de façon moins précise que l’inventaire. Selon l'instruction du 25 mars 1909, le répertoire a pour mission de porter promptement mais brièvement à la connaissance du public le contenu des archives. L'inventaire donne des analyses ; le répertoire ne donne que des intitulés. Il fournit, pour chaque article, sa cote, ses dates extrêmes, et son intitulé.
Le répertoire détailléC’est une version plus développée du répertoire, dans laquelle l’analyse comporte plus d’éléments qu’un simple intitulé (objet, action, typologies documentaires). Le répertoire détaillé est l’instrument de recherche le plus couramment adopté dans les services d’archives.
Le bordereau de versementC’est un document dont la rédaction par le service versant est obligatoire, comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives. Il tient lieu de procès-verbal de la prise en charge mais également d'instrument de recherche. La forme et le contenu du bordereau de versement ont été normalisés. Il se substitue souvent et durablement aux répertoires dans les services d'archives, et est mis à disposition du public.
Si les différences peuvent paraître parfois difficiles à saisir entre deux typologies d'instruments de recherche, c'est parce que les frontières ne sont pas aussi étanches qu'il paraît. Chaque archiviste amené à rédiger un instrument de recherche fait ses choix, en fonction de ses besoins.
Rédaction d’un instrument de recherche : structure et exigences
La rédaction d’un instrument de recherche obéit à un certain nombre de règles et de normes. Les deux normes les plus utilisées sont les normes internationales ISAD(G) et ISAAR(CPF).
Introduction et contextes
L’introduction de l’instrument de recherche a pour objectif principal de replacer les documents dans leur contexte de création et de guider le lecteur dans leur exploitation. On y trouve des informations sur : Le contexte de création des documents : histoire administrative du producteur (création, fonctionnement, modifications significatives, etc.), modalités d’entrée (mise en relation avec le service versant, conditions de conservation sur place) ; Le contenu : présentation de la structure du fonds, des sous-fonds, séries, de l’exploitation possible des documents. On peut également présenter les tris et éliminations qui ont été effectués, et expliciter le plan de classement choisi ; Conditions d’accès : statut juridique des archives (publiques ou privées) et éventuels délais d’incommunicabilité qui s’appliquent aux documents ; Sources complémentaires : indication des fonds complémentaires qui existent au sein du service ou dans d'autres services d'archives, mais également les ouvrages de bibliothèque, la documentation ; Bibliographie : listes d’ouvrages relatifs au producteur, à ses missions…
Notices descriptives et description à plusieurs niveaux
« Si la description des subdivisions du fonds est souhaitable, on peut les décrire séparément […]. La somme de ces descriptions reliées hiérarchiquement […] représente le fonds et ses subdivisions. Pour les présentes règles, cette technique de description s'appelle la description à plusieurs niveaux. »
L’instrument de recherche contient des notices descriptives, établies à différents niveaux : niveau fonds, niveau série ou sous-série, niveau dossier et éventuellement niveau pièce. Chaque notice, quel que soit le niveau de description, doit comprendre a minima la référence (cote ou ensemble de cotes), l’intitulé ou l’analyse des documents, les dates extrêmes des documents.
Pour les niveaux de description les plus fins (dossier, pièce), l’analyse contient trois éléments principaux qui sont : l’objet traité (objet physique, personne morale, lieux géographique, évènement…) ; l’action administrative (action exercée sur l’objet) ; les typologies documentaires (nature des pièces). Des règles de présentation et de ponctuation doivent être respectées. La présentation traditionnelle de l’analyse est la suivante : En général, on inscrit la cote à gauche, l’analyse au centre, les dates extrêmes à droite, sur la ligne du dessous : Si l’on souhaite apporter des précisions sur les dates, elles figureront entre parenthèses. Les précisions sur le contenu des documents figureront en plus petit sous l’analyse : On peut également donner des informations sur l’auteur de l’action, le type de classement, etc. Le nombre d’informations contenues dans la notice varie selon le type d’instrument de recherche et le niveau de détail que souhaite obtenir l’archiviste.
Organisation hiérarchique et présentation
La description à plusieurs niveaux est un mode d'organisation et de rédaction des notices, ayant pour objectif d'éviter la redondance des informations. Lorsque certaines informations sont communes à plusieurs notices, on rédige une notice relative à ces informations communes à un niveau supérieur : on met ainsi en avant les éléments communs, sans les répéter dans chaque notice.
Plus l’organisation du fonds est complexe, plus l’archiviste doit créer des niveaux pour rendre compte de l’organisation et des missions du producteur. Cependant, il faut garder à l’esprit que l’instrument de recherche doit être facilement lisible et compréhensible par le lecteur, et ne pas multiplier à l’excès les subdivisions.
La présentation matérielle de l’instrument de recherche permet de mettre en évidence cette subordination des différentes notices : Prenons l’exemple du versement 2751W, qui concerne les archives d’un lycée : Ici, on utilise systématiquement un retrait pour signifier le passage à un niveau inférieur de description. On comprend ainsi visuellement l’organisation des documents et la structure du fonds. Le niveau 1 correspond à un sous-fonds qui comprend les articles 21 à 56, ensemble de documents constitué par une même unité administrative, ayant tous le même objet : la scolarité ; Le niveau 2 correspond à une série, articles 2751W 21 à 34, au sein de laquelle tous les documents sont relatifs à la même action administrative : l’inscription et le suivi des élèves ; Les niveaux 3 correspondent à des sous-séries organiques, ensembles de documents aux typologies similaires : fichiers alphabétiques pour les articles 21 à 26 et registres de promotion pour les articles 27 à 34 ; Les niveaux 4 correspondent aux articles. Chacun est décrit en fonction de ses caractéristiques propres, seuls éléments qu’il n’a pas en commun avec les autres articles et qui fondent le classement : ordre alphabétique pour les fichiers, ordre chronologique pour les registres.
L’utilisation des niveaux de description permet dans certains cas de décomposer l’analyse : objet, action et typologies ne sont plus ici dans la même notice mais dans différentes notices hiérarchisées et complémentaires.
Informations complémentaires et outils annexes
Peuvent également figurer dans l’instrument de recherche : un sommaire, une table des matières, des illustrations, une table des illustrations, un index (matière, noms de personnes, lieux géographiques…), ou encore des annexes.
Points à retenir
Le traitement d’un fonds d’archives se fait selon une logique de niveaux, qu’il s’agisse de niveaux de classement, ou de niveaux de description. La description doit rendre compte du contexte de création, identifier de manière unique les unités de description et permettre l'exploitation administrative ou historique des documents. Enfin, la rédaction d'instruments de recherche obéit à des normes et à des choix méthodologiques qui varient selon les besoins et la nature des fonds.
M6S5 La description archivistique
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